参加管理でサークルをデザイン｜ビジター・新人受け入れ・レベル比率を誰でもシステム化

テニス、バドミントンなど、スポーツサークルの運営で大きな負担となっているもの。それは『参加管理』です。

所属メンバーの参加管理だけなら、比較的負担は小さいものの、それが外部（ビジターや新規応募）に及ぶことで、負担はとても大きくなります。

一方で、所属メンバーからは見えていない『参加管理』は、うまく使いこなせば、コミュニティの個性となるため、運営において重要な要素であることは間違いありません。

本記事では、参加管理の課題を整理し、負担を軽くして、サークルの個性を最大限に引き出す方法を紹介します。

多くの参加管理は実は“複雑”

サークルは一見、固定されたコミュニティであるため、メンバーからは所属メンバーだけを対象に活動参加管理をしているように見えがちです。

しかし実態は、所属していない外部のメンバーとの調整に多くの時間を奪われています。具体例をいくつか見てみましょう。

新規メンバー募集管理の課題

テニスサークルや、バドミントンサークルが、長年継続して同じメンバーで活動できることは、実は恵まれた状態にあります。月に数%の解約（あるいは幽霊部員化）が発生している場合も多いものです。

そのため、同じスポーツ体験価値を維持し続けるには、定期的に新規メンバーを募集することになります。

メンバーの募集の方法は現代では、募集サイト・SNS・自前のWEBサイトなど多岐にわたります。しかし、応募者への案内はデジタル化した現在でもまだまだアナログです。

管理者は以下のようなプロセスで、管理を行っていることが一般的です。

サークルの内部の参加状況が都度変わる中で、応募者の状況も変わります。応募者のレスポンスが良くない場合もあり、管理者の頭の中にはタスクが増えてしまいます。

ビジター管理の課題

ビジターとはチームに所属しないプレーヤーを指します。所属メンバーの参加人数が少ないときに、所属していなくても参加したい需要を取り込める、理にかなった仕組みです。サークル所属の掛け持ちが禁止されている場合にも役に立ちます。

一方で、このビジターの参加管理は、新規メンバー募集よりも、さらにアナログな処理である場合が多いです。

ビジターはサークルに所属していないがゆえ、参加管理ツールをメンバーと共通化できないため、毎回個別の参加調整が発生する、負荷の高い作業になりがちです。

初心者サークルのレベル比率管理の課題

『ゆるテニ』『ゆるバド』など初心者をターゲットにしたサークルは、とても需要があります。

こういったサークルの管理者の悩みとなりやすいのは

• 実力のある人が加入してきてしまう
• だんだんと所属メンバーが成長して、レベルの管理が難しくなる

雰囲気を守るため、実力のある人の比率が高くなりすぎないよう、やりくりをしているサークルは多いと思われます。

この作業や、人員の比率は、主に管理者の裁量となっており、アナログな管理で保っている場合がほとんどでしょう。

Courtoneはアナログ作業をシステム化する

Courtone（コートン）は、メンバー全員が繋がるSNS型のバドミントン・テニス・卓球向け組み合わせ・乱数表アプリ。複雑な参加管理から、組み合わせまで、すべてシステム化することができます。

Courtone特有の大きな概念として、

受付グループを作成できる

Courtoneには、受付グループを作成し、チームのメンバーに割り当てる機能があります。

受付グループの例：新規参加、ビジター、上級者、VIPなど

これを用いることで、以下のような、受付制御を行うことができます。

グループごとに受付タイミングを設定できる

受付グループはそれぞれに、『受付開始』『受付締切』の２つのタイミングを設けることができます。

例えば、以下のような、複雑な制御を行うことができます。

柔軟性のある内包定員が設定できる

Courtoneは内包定員という特殊な定員設定が可能です。

内包定員とは、『受付グループごとの参加可能人数』が『参加状況に応じて変動する』定員設定です。

例えば、

受付グループ：新人の受付開始を１週間前に設定し、その時点で
受付グループ：部員の参加人数が多ければ、自動的に新人の参加を受付しない仕組みが可能になります。

募集停止の全体人数を特定のグループに設定できる

ビジターさんにはメンバーの参加人数が少ないときだけ参加してほしい。
つまり、常に満員にしたい。とは違う役割を、ビジターさんに持ってもらいたいという需要があります。

この時に役立つのが、停止制御です。

上記のように設定することで、

ビジターの参加上限が２人と設定されていたとしても、部員のみで既に参加者数が16人に達していれば、ビジターグループのメンバーには、残り0名が表示され、参加受付がされません。

一方で、空き発生時には通知を受け取ることもできるため、その後、部員にキャンセルが出て15人になった場合には、対象のグループで通知登録をしているメンバーに、空きが発生したことが伝わり、参加を受け付けることが可能になります。

受付グループ毎のQR発行

Courtoneは、該当の受付グループに直接招待するQRコードを発行することができます。
※招待加入後に、管理者が手動でグループを変更することも可能です

例えば、
ビジター参加希望を受け付けたら、ビジターグループのQRコード。
加入の希望を受け付けたら、新人グループのQRコード。
これらを提示しておくだけで、

Courtoneのアプリで参加可能な活動を選んで、参加申請して現地に来てください。というとてもシンプルな案内が可能になります。

また、特定のグループの参加を受け付けるかどうかは、活動毎に設定可能です。
参加を受け付けていないグループに、活動の詳細が表示されることはありません。

サークルの参加管理の悩みの解決から、個性付けへ

• 受付グループ
• 受付タイミング制御
• 内包定員
• 停止制御
• グループ別QR

Courtoneでは、これらを組み合わせて、さまざまな参加条件を設計できます。
また、この機能は非常に応用が効くため、サークルの個性付けの役に立ちます。

具体例を次に紹介していきます。

こんなサークルが実現できる！設計例の紹介

参加率が高い人ほど、早く参加申請できる

参加率が高い人ほど優遇して、参加効率の良いサークルを作りたい。

そんなときには【受付グループ：VIP】を作成してみましょう。

一定期間の参加回数を確認（Courtoneの機能）し、参加回数上位者を【受付グループ：VIP】に所属させます。

これだけで、
参加すれば、自身の日程調整が容易になり、かつ優先的に参加ができるというインセンティブ（動機づけ）が働くサークルの仕組みが完成します。

応用例として、月額会費を支払っているメンバーを優先して参加させることも可能になります。

開催3日前に空きがあれば、中級者は4人まで参加可能な初心者サークル

初心者サークルの場合、初心者の成長や、どうしても加入したい中級者の扱いが課題になります。

その解決案の１つとして、【受付グループ：中級者】を作成してみるのはいかがでしょうか。

方針どおり、初心者が優先して参加することができる仕組みになります。また、活動全体の定員が２０人、中級者グループの参加上限を４人までと設定してみましょう。

Courtoneの内包定員の機能により、初心者で２０人になることも、初心者１８人＋中級者２人となることもありますが、初心者１０人、中級者１０人のような、サークル方針を乱す参加バランスを防ぐことができます。

上達した初心者を中級者グループに移することで、成長したメンバーを解約させることなく、中級者としての立ち振る舞いをお願いできるようになり、サークルのコンセプトを維持することもできます。

ドタキャンを繰り返す人は、直前まで参加できないようにする

定員管理をしていると、とりあえず早期に参加枠だけ確保して、開催直前にキャンセルを繰り返すメンバーが現れる場合があります。他のメンバーは、空きを待つことしかできず、予定を入れてしまうこともあり、結果として参加人数を減らしてしまう困った行為です。

Courtoneにも空き発生通知などの機能もありますが、この行為が特定のメンバーに偏る場合には【受付グループ：直前受付】というグループに所属させてしまいましょう。

【受付グループ：直前受付】の受付開始を例えば『24時間前』とすることで、参加が決まってから参加申請をさせることができます。

男女比率が大きく偏らないようにする

ミックスダブルスを中心に行いたいなど、男女比の偏りを抑えたいという場合、性別で定員を設けるのも一手ですが、全体定員が20人として、男性定員10名、女性定員10名などギリギリに管理してしまうと、参加者は男性10名、女性8名など、女性の2枠が余る場合もあります。この2枠は男性でも参加してくれた方が良かったという場合もあるでしょう。

その場合、【受付グループ：男性】【受付グループ：女性】を作成し、内包定員の機能を活用できます。

この場合、男性9人・女性11人などは許容されますが、女性が13人になることは許容されないため、大きな性別の偏りを防ぐことができます。

グループ毎のQR発行機能を用いて、男性には男性グループのコード、女性には女性グループのコードを最初から公開して、Courtoneのチームに参加してもらうのが、スムーズです。

開催１週間前、参加人数が少なかったら、募集・ビジターを受け付ける

参加人数が減ってきたから、募集を再開したけど、、すぐには新規参加が来ない…。管理者にとって大きな苦労であると同時に、仕方がないこととして済まされていました。しかし、Courtoneの受付グループが悩みを解消します。

【受付グループ：新規応募】や【受付グループ：ビジター】の活用例を紹介します。

新規メンバーや、ビジターの応募が来たら、この受付グループに加入してもらいます。

全体定員が２０人でも、１３人で活動が成立するなら、停止人数を１３人と設定してみましょう。
【受付グループ：新規応募】のメンバーは全体が１３人になると受付が止まる設定になります。

つまり、活動の１週間前以降に、メンバーの参加者が１３人を割っている場合のみ、新規応募者の参加申請が可能になります。また絶対に募集しない場合には、そもそも募集のチェックを外しておくことで、活動自体が新規応募グループのメンバーには、非開示となります。

複雑な参加管理のうえ、集まったメンバーは活動進行まで繋がる

Courtoneは、クラウドが最適な組み合わせを自動生成し、リアルタイムでコートの状況を共有するアプリ。進行も自動で行われ、メンバー側からも休憩・ペア固定・レベル変更など、さまざまなリクエストが可能になります。

参加管理から活動まで、すべてが繋がります。

アイデア次第で唯一無二のコミュニティになる

コミュニティの運営の悩みの多くが参加管理に関わっています。

誰を参加させて、参加させないのか。どのようなメンバー構成ならコミュニティの方針を維持できるのか。

Courtoneの参加管理にまつわる５つの機能を用いれば、管理者のアイデア次第で、理想的なサークルを作ることができ、継続性も増すことでしょう。

ぜひ、Courtoneで素敵なコミュニティを作ってください。