「主催者が風邪を引いたら今日の練習は中止？」クラウド管理で“止まらないサークル運営”へ

「もし今日、自分が急な体調不良でダウンしてしまったら、予定している練習はどうなるだろう？」
サークルを運営していると、どうしても「自分が行かないと現場が回らない」「進行に必要な道具はすべて自分が管理している」という状況に陥りがちです。

活動に不可欠な機能が主催者一人に集約されてしまうのは、強い責任感の裏返しでもあります。

しかし、長期的で安定したサークルを目指す上で、その状態は少し危険です。万が一、あなたが風邪で会場に行けなくなった瞬間、その日の活動そのものがストップしてしまうリスクを抱えているからです。

この記事では、そんな「主催者への過度な依存」から脱却し、誰かが急に欠けてもスムーズに活動が継続できる、サステナブル（持続可能）なサークルの作り方について解説します。

突然の「主催者不在」でサークルの練習は中止になる？

高屯結はバドミントンサークルの主催者です。本日はサークルの活動日なのですが、彼女は体調が悪いよう。

さて、どうなってしまうのでしょうか？

活動停止を招く最大の原因は運営の「属人化」

サークルの活動が止まってしまう原因は、「人」に依存していることです。

責任感の強い主催者ほど、
「自分がやった方が早い」
「任せるより確実」
「めんどくさいことは私が」
と考え、気づかないうちに運営を抱え込んでしまうかもしれません。

ただ、こういう考えに至るのには理由があるのです。

専用の「モノ」への依存が「属人化」を強固にしている

従来サークルの運営は以下のようなアナログのモノに囲まれ、分担と管理がとても面倒で、一人が受け持った方が効率がいい状態でした。

サステナブル（持続可能）なサークル運営を実現する2つの鉄則

しかし、時代は令和になり、属人化を解消するための環境が整っています。特定の個人に負担が集中する運営から脱却し、誰でも代わりに進行できる「サステナブル（持続可能）」な体制を作るためには、2つの鉄則があります。

方針1：ホワイトボードや乱数表などの「専用のモノ」を徹底的に廃止する

サークル運営を難しくしているのは、「その場にないと困る専用の道具」の存在です。例えば、体育館の鍵、コート番号札、試合の組み合わせを決めるためのホワイトボードやマグネット、トランプ、乱数表などがこれに当たります。

１つでも多く、これらの道具の廃止を目指しましょう。

最難関である体育館の鍵は、まだまだ電子化されていない自治体も多いですが、世の中全体で見れば、一歩一歩確実に進捗しています。

これらのモノは、ただ廃止するという観点ではなく、機能はそのままに置き換えるという発想を併せ持ちましょう。

方針2：メンバー全員が持っている「汎用的なモノ」を活用する

汎用品の代表は、参加メンバー全員が必ずと言っていいほど会場に持ち込んでいる「スマートフォン」です。

参加費はキャッシュレスにできますし、ネットにつながっていれば、ほとんどのモノが置き換えにトライが可能です。

また、ペットボトル・クリアファイル・タオルなど「入手しやすい、誰もが持っている可能性が高い」ものも汎用的なものでしょう。これらも、コートの番号札の置き換え手段として有効です。→詳しくはこちら

シャトルに関しても汎用品化できる

シャトルのような競技専用の消耗品も、メンバーが持ち寄るスタイルに変更することで、汎用品化。主催者の属人性がなくなります。そして、以下のような人工素材のシャトルは、劣化が少なく、管理のばらつきという課題もクリアにします。

「クラウド環境」がサークルを救う！止まらない運営の作り方

スマートフォンの可能性を最大限に引き出すのが、「クラウド環境」です。スマホとクラウドを組み合わせることで、属人化していたサークル運営は大きく変わります。

スマホで相互に情報を共有できる「Courtone（コートン）」という選択肢

スマートフォンをサークルのインフラにするための具体的な選択肢として、ラケット競技の活動体験をデザインする次世代クラウドサービス「Courtone（コートン）」があります。

これまでのサークル活動では、試合の組み合わせやタイムスケジュールの進行に、ホワイトボードや乱数表、マグネットといったアナログな道具が必要でした。そして、それらを主催者が準備・管理し、口頭で指示を出すのが一般的でした。

Courtoneは、これらの機能をクラウド上に置き換え、参加メンバーそれぞれのスマートフォンでリアルタイムに相互共有することを可能にします。これにより、参加者は手元のスマホを確認するだけで状況が分かり、主催者が指示を出す必要がなくなります。休憩や早退などの要望も各自のスマホからシステム上で処理できるため、指示者を介さないスムーズな進行が実現します。

情報のクラウド化で、いつでも誰にでも権限委譲できる状態へ

Courtoneは「権限委譲」が一瞬でできる設計となっています。

その方法は、クラウド上のメンバーリストから、
「権限を委譲したい人の名前」→「管理者権限の付与」の２タップ。

権限委譲できる人数はプランによって異なります。

今回、結は風邪をひいて活動に参加できませんでしたが、メンバーの譲（弟）に管理権限を渡すことで、瞬時に運営を引き継ぐことができました。その他のメンバーは、いつものようにCourtoneに従って活動を行いました。

翌日…

まとめ：特定の「人」と「モノ」に依存しない自走するサークルへ

サークルを長期的に安定して運営していくためには、責任感の強い主催者一人に負担が集中する状況を変えていく必要があります。

「その場にないと困る専用の道具」を思い切って廃止し、メンバー全員が持っているスマートフォンとクラウドサービスを活用することで、特定の「人」と「モノ」への依存から脱却できます。

いざという時に誰かに頼れる仕組みづくりは、主催者自身の心のゆとりにも繋がります。「自分が休んだら今日の練習は中止になる」というプレッシャーから解放されるために、クラウドを活用した自走するサークルづくりを進めてみてはいかがでしょうか。